Correo spam, ¿cómo evitar que tu correo sea no deseado?

Enviar correo que pueda detectarse como correo spam o no deseado es más fácil de lo que se puede creer.

No es habitual, pero puede ocurrir que envíes un email y llegue a la carpeta de correo spam o correo no deseado de tus destinatarios.

A continuación vamos a compartir algunas claves que debes evitar para que tus correos no acaben marcados como correo spam o en listas de spam.

Listas de spam, correo spam y no deseado

Las listas de spam o blacklist, son herramientas que utilizan los servidores para detectar que un correo no es deseado antes de que entre en él.

Entrar en estas listas suele deberse a un uso indebido de la cuenta de correo por lo que es importante conocer qué son y como funcionan. Conoce más sobre en nuestro artículo Lista de spam, ¿qué es? ¿Cómo saber si estás en una?

Dirección de correo electrónico remitente

Los correos genéricos como Gmail, Hotmail, Outlook, etc. son geniales para el uso particular, pero si somos una empresa que va a generar bastantes correos de envío a lo largo del día es recomendable contratar un nombre de dominio y un alojamiento web para poder tener tu propio correo identificativo de empresa.

Además, los alojamientos web vienen configurados para que puedan conectarse con otros servidores e intercambiar correos de forma más segura y directa, cuentan con certificados de seguridad e identificadores que hacen que no sean marcados como correo spam.

Recuerda siempre poner un nombre a la cuenta de correo en tu gestor para mayor confianza en el servidor de destino. El nombre es la identificación que aparece a los destinatarios cuando reciben un correo electrónico.

Reputación de tu IP

La IP es una dirección única que identifica a un dispositivo en Internet, es lo que identifica al servidor que estás utilizando para el envío del correo. Es importante que goce de buena salud para que el resto de servidores no identifique tus emails como posibles sospechosos y lo incluyan en una lista de spam de IPs.

Cuando hablamos de buena salud de un servidor nos referimos a que cumpla con ciertos requisitos. Por un lado debe tener un buen estado físico, ya que se trata de una máquina física que funciona 24 horas al día, 365 días al año. Por otra parte, es una máquina conectada que debe estar monitorizada para mantener una reputación en Internet. Para gozar de buena reputación debe estar actualizada, funcionar correctamente todos los elementos, no contener información corrompida o sospechosa, contener sistemas de seguridad contra ataques de fuerza bruta, estar al día con el software instalado y sobre todo, contar con un técnico especializado para administrarlo.

Para mantener un servidor saludable contrata un alojamiento web con un equipo administrador de sistemas que se encargue de mantener tu servicio activo, saludable y sin incidencias.

Cuida de tu lista de contactos

Cuando enviamos correos electrónicos a direcciones que ya no existen o que están en desuso, se genera un correo que nos llega devuelto y nos avisa de este suceso. Es importante hacer caso a estos avisos para eliminar estas cuentas de correo de nuestros contactos.

Generalmente, los correos spam envían correo indiscriminadamente a todas las direcciones de email que consigue por lo que los servidores tienen muy en cuenta la tasa de rebotes en estos casos para poder marcar una cuenta de correo como sospechosa.

Si nuestro correo no para de enviar correos a cuentas inexistentes, los servidores comenzarán a pensar que nadie se preocupa por la salud de esa cuenta de correo y a sospechar que en vez de una persona puede que haya un automatismo enviando correo de manera indiscriminada.

Asunto del mensaje

Muchas veces reconocemos un correo spam por el texto del asunto ya que normalmente utilizan letras mayúsculas, exclamaciones y otros símbolos para tratar de llamar la atención del destinatario.

Al igual que detectamos estos mensajes a simple vista, tenemos que tener cuidado al redactar nuestros propios textos en el asunto del correo que se va a enviar.

Hablaremos en el siguiente punto de ello pero es posible que no pase nada si añadimos una “palabra spam” en el asunto de vez en cuando. Eso sí, si lo hacemos de manera repetida los algoritmos y filtros de los servidores irán almacenando información y finalmente nuestros correos llegarán a las carpetas de no deseado o correo spam.

El contenido del correo y las «palabras spam«

Además de evitar las mayúsculas y los textos resaltados en rojo, al redactar el asunto o el contenido de nuestro correo electrónico debemos tener en cuenta no utilizar un lenguaje demasiado comercial o distante.

La mayoría de los correos no deseados utilizan un esquema muy parecido y debemos evitar palabras y frases como las siguientes:

«Felicitaciones», «Has ganado «, «Para ti», «Has sido seleccionado», «Querido amigo», “Aceptamos tarjetas de crédito», «Haz clic en este enlace», «Compra ahora mismo», «Haz clic aquí para comprar», «Mejor Precio», «Acceso gratuito», «Promoción especial», «100% satisfecho», «Sin riesgos», «Únete a millones de personas», «Satisfacción garantizada» y el más característico «Esto no es spam».

Benchmark hizo una lista de palabras de activación de spam en emails hace unos años que aún hoy es una interesante guía a la hora de redactar un correo.

En general, estos son los grupos de palabras que debemos evitar:

• Palabras y frases que sugieren grandes beneficios financieros – dinero gratis, gran ahorro, libre de riesgos, sin comisiones, libertad financiera, etc.
• Frases y palabras que incitan a la urgencia y acciones inmediatas – urgente, actuar ahora, última oportunidad, una vez en la vida, instantáneo, etc.
• Palabras y frases prometedoras sobre curas médicas, beneficios para la salud y estimulantes – cura, milagro, cambio de vida, adelgazar, calvicie, panacea, etc.
• Llamadas a la acción demasiado persistentes – consíguelo ahora, hazlo hoy, únete a millones, comienza ahora, etc.
• Palabras y frases asociadas con trucos de marketing baratos – compra directa, promoción especial, aumentar las ventas, gran oferta, has ganado, ganga, mejores precios, etc.
• Palabras relacionadas con cualquier institución financiera: Visa, Mastercard, PayPal, etc.

La realidad es que debemos intentar utilizar un lenguaje cercano y coloquial siempre que sea posible, sin muchos formalismos y tratando de ofrecer toda la información de manera que no lleve a confusiones.

Archivos adjuntos

Los correos electrónicos deben de llevar adjuntos los archivos indispensables.

Todos los gestores de correo y servidores gestores de correo ya tienen límites de espacio para poder enviar y recibir correos con un número determinado máximo de MB (megabytes). Gmail, por ejemplo tiene un máximo de 25MB por correo y los servicios de Microsoft (Outlook y Hotmail) lo limitan a 20MB.

Evita los archivos comprimidos en .rar, actualmente es uno de los formatos más utilizados para el envío de malware a través de correo, por lo que tampoco es recomendable abrir los correos recibidos con ese tipo de archivos salvo que estemos seguros de su procedencia y contenido.

Si vamos a enviar mucha información, debemos contemplar la posibilidad de utilizar herramientas de almacenamiento en la nube como Nextcloud, Drive, OneDrive, Dropbox, etc.

Cuando enviamos imágenes por correo es más seguro que estén nombradas con textos descriptivos y no contentan solo números, letras y símbolos. Sobre todo, evita enviar un número grande imágenes incrustadas en un solo correo electrónico y utiliza el almacenamiento en la nube para trasladar muchos archivos.

Poner una fotografía o un enlace en la firma predeterminada de un correo electrónico no afecta en gran medida a los filtros si está nombrada correctamente. Si es recomendable evitar que las imágenes sean las que están enlazadas a nuestra página web corporativa o a cualquier otro enlace, es preferible que sea un texto el enlace en el que el destinatario pueda pulsar.

La frecuencia de envío en los correos electrónicos

La teoría establece que una media de hasta 90 correos electrónicos a la hora puede ser habitual en una empresa, pero si vamos a enviar más es preferible conocer y contratar los servicios de herramientas de envío masivo de correos.

Este tipo de herramientas están preparadas para poder enviar campañas de marketing masivas sin ser detectados como correo spam por los destinatarios. Además ofrecen seguridad y mayores prestaciones de diseño que un correo normal. Guardan listas de contactos y agilizan el proceso de envío para que en pocos minutos podamos confeccionar un correo y enviarlo de manera segura a todos los destinatarios.

Pregúntanos por esta opción si estás interesado en conocer más sobre nuestra herramienta de envío de correo masivo.

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